Viestintä vie aikaa

 

Yritysviestinnän käsikirja Areena on tullut tutuksi kevään aikana useammankin koulutehtävän yhteydessä. Se on kattava perusopas, joka johdattaa lukijansa yritysviestinnän saloihin, sisältäen käytännön vinkkejä ja malleja päivittäisiin viestintätilanteisiin työpaikoilla. Itselle kirjassa oli osittain paljon tuttua asiaa, osittain hyödyllistä kertausta, mutta myös uuttakin opittavaa. Yksi pieni oivallus sai kuitenkin minut olemaan armollisempi itseäni kohtaan – nimittäin se, että viestintä vie aikaa.

Olen mieltänyt viestinnän työtehtävät usein liittyen vain yrityksen ulkoiseen viestintään, joka on suunnattu asiakkaille ja medialle, mutta todellisuudessa viestinnän pelikenttä on paljon laajempi. Ei tarvitse olla viestintäpäällikkö kohdatakseen viestintää työtehtävissään, sillä viestintä kietoutuu koko yritystoiminnan ympärille näkyen kaikessa mitä yritys tekee. Omalta osaltani hoidan jonkun verran sisäistä tiedottamista sekä viestin päivittäin eri sidosryhmien kanssa niin sähköisesti kuin suullisestikin kommunikoiden. Kuitenkin, koska en ole viestinnän alan ammattilainen, olen tuskaillut aina oman hitauteni kanssa esimerkiksi tiedottamisen suhteen, kun pakerran saman sähköpostin kimpussa tovin jos toisenkin.

Olenko turhamainen pilkun viilaaja ja käytänkö aikaa epäolennaiseen kun mietin pääni puhki onko asiajärjestys tuo vai tämä, valitsenko fontin X vai fontin Y, lihavoidaanko vai alleviivataanko, onko värisävynä indigon- vai pertoolinsininen jne. Voi olla, että joiltain osin voisin vähentääkin turhaa näpräämistä. Kirja kuitenkin avasi sen verran silmiäni, etten ole ihan väärässä väittäessäni, että yksityiskohdilla ja tekstin asettelulla on väliä. Kun mietitään viestin perille menemistä, että vilkaiseeko vastaanottaja edes koko tiedotetta, on selvää että ainakin muotoilun täysin huomioimatta jättäminen karkottaa sen innokkaimmankin lukijan.

the-eleventh-hour-758723_1920

Muotoiluasetusten avulla voit vaikuttaa tekstin helppolukuisuuteen ja houkuttelevuuteen. Eri fonteilla pystyt määrittelemään tekstin luonteen, alleviivauksilla tai lihavoinneilla puolestaan nostamaan esille tiedotteen tärkeimmät tärpit. Myös väreillä on väliä, kun hyödynnetään visuaalista viestintää informaation välittämisen tehokeinona, kuvien vaikutuksesta puhumattakaan.

Sommittelun lisäksi, vaikken tässä nyt tekstin asiasisältöihin mene, on myös otsikointi erityisen tärkeässä roolissa, etenkin tiedottamisen suhteen. Vaikka ulkoasu olisi kohdillaan, on olemassa aina tietty prosenttimäärä joilta tieto menee mystisesti “täysin ohi”. Siksi onkin tärkeää että jo otsikossa näkyisi vastaanottajan kannalta oleellisin tieto, koska kyseinen teksti vilahtaa kuitenkin valtaosan silmien edestä. Hyvä otsikko herättää lisäksi lukijan mielenkiinnon aiheeseen, joten sitä ei todellakaan kannata tuulesta temmata.

Summa summarum. Tämän blogipostaukseni pointti oli että olen oppinut antamaan itselleni aikaa pohtia myös näitä “pieniä epäolennaisia muotoseikkoja” joista ennen ehkä koin jopa huonoa omaatuntoa. Viestintään saa ja tulee käyttää aikaa, ja pienillä yksityiskohdilla on merkitystä. Kun lähetät sähköpostitiedotteen esimerkiksi sadalle henkilölle, haluat toki käyttää kaikki poppaskonstit, jotta mahdollisimman moni silmäpari viestin lukisi. Aion siis jatkossakin käyttää aikaa tähän visuaaliseen ilmeeseen, erona vain entiseen että nyt myös sallin sen itselleni.

 

K.W.

 

Kirjakolahdus kirjasta:

Kortetjärvi-Nurmi, S. & Murtola, K. 2015. Areena. Yritysviestinnän käsikirja. Helsinki: Edita Publishing Oy

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s