Category: työilmapiiri

Täydellisen tiimin kokoaminen

Täydellisessä tiimissä kaikki yksiöt ovat erilaisia ja täydentävät tosiaan. Jokaisen jäsenen on tarkoitus tuoda lisäarvoa tiimille. Tiimin jäsenillä on sama päämäärä, mutta heillä on eri roolit. Yleensä keskitytään pelkästään henkilön tehtävärooliin, mutta sen lisäksi kaikilla on tiimirooli. Ihanteellisin yksilö on sekä pätevä (tehtävään) että sopiva (tiimiin). Huonoin valinta taas on pätevä, mutta epäsopiva.

Tässä ovat belbin yhdeksän tiimiroolia:
1. Ideoija
2. Mahdollisuuksien etsijä
3. Koordinoija
4. Puskija
5. Arvioija
6. Tiimityöskentelijä
7. Toteuttaja
8. Viimeistelijä
9. Asiantuntija

Tiimin rakentamisessa voidaan käyttää erilaisia testejä, joiden avulla voidaan selvittää jäsenten roolin. Pätevyys ei ole tärkeintä, vaan asenne ja kokeeko yksilö työnsä merkitykselliseksi. Kysy yksilöiltä suoraan mistä he tykkäävät ja mieti sitä kautta sopivat tehtävät. Mieltymykset saattavat muuttua.

Esimiehen/tiimijohtajan rooli tiimissä on valvoa toimintaa ja puuttua tarvittaessa esimerkiksi konfliktitilanteissa. Kaikkia ristiriitoja ei tarvitse ratkaista, koska ne saattavat myös kehittää yhteisöä. Mistä tiedän milloin konflikti täytyy ratkaista? Jos joku osapuolista on alistetussa asemassa, ristiriita ei ole rakentava.

Esimiehen/tiimijohtajan on kuitenkin muistettava, että hänellä ei ole pelkästään tiimi. Tiimi koostuu yksilöistä joilla on omat tehtävät ja jokainen tarvitsee eri tavalla huomiota ja johtamista (tutustu Tilannejohtamiseen).

Lisäksi tiimiin voi valita 1-2 poikkeuksellisen kyvykkäitä jäseniä. Lyhyellä tähtäimellä tähti vaikuttaa tiimiin olemalla esimerkki, joka tukee ja rohkaisee muita. Pitkällä tähtäimellä tähti opettaa koko tiimiä kehittymään. Miten varmistaa, että kateus ei valtaa tiimiä? Esimiehen/tiimijohtajan kuuluu varmistaa, että jokainen pitää omaa tehtävää mielekkäänä ja jokainen tuntee itsensä tärkeäksi. Kaikki kunnia ei saa langeta pelkästään tähdelle, vaan koko tiimiä täytyy muistaa.

Tämä pätee mielestäni hyvin työelämään, mutta esimerkiksi myös opiskelun puolelle.
(Mikä muuten tiimin ja ryhmän ero? Tiimillä yksi yhteinen tavoite, ryhmässä yksilöillä omat tavoitteet.)

– Kaisa

Hyödynnä erilaisuuden potentiaalia

Jokainen yksilö on oma persoona ja kaikkia ei motivoi samat asiat. Ei ole yhtä oikeaa johtamistyyliä, vaan esimiehen täytyy tuntea alaisensa ja käyttää heihin sopivaa johtamistapaa.

Yleensä johtajat valitsevat alaisikseen ihmisiä, jotka muistuttavat heidän hyviä ominaisuuksia. Toisenlaiset ehdokkaat karsitaan pois. Ensivaikutelma syntyy muutamassa sekunnissa, mutta omat käsitykset pitäisi aina kyseenalaistaa. Erilaiset arvot eivät yleensä ole hyväksi, mutta eri toimintatavat ja kiinnostuksen kohteet voivat olla mahdollisuus. Kaikki ovat erilaisia ja näkevät asiat eri tavalla. Kun tämän ymmärtää, mahdollisuuksien potentiaali on rajaton.

Erilaisuuden ymmärtämistä varten kuuntelemisen ja kysymisen taidot ovat olennaiset (Miksi joku kokee asioita eri tavalla?). Ärsytys erilaisuudesta muuttuu näin kiinnostukseksi ja sitä kautta on mahdollisuus oppia uutta.

Kun johtaja ymmärtää omat heikkoudet ja vahvuudet, hän saattaa ymmärtää myös muita henkilöitä paremmin. Yksi tärkeimmistä työkaluista johtamisessa on peiliin katsominen!

Tässä erilaisuuden hyödyntämisen portaat:

  1. Pelko: Mitä pelkään itsessäni/toisessa?
  2. Vertailu: Kumpi meistä on parempi? Miksi?
  3. Ymmärtäminen: Mitä esteitä välillämme on? Miten voimme muuttaa käsityksiämme?
  4. Hyväksyminen: Voinko hyväksyä toista? Miten voidaan tehdä yhteistyötä
  5. Arvostaminen: Mitä voin oppia toiselta?

Johtamisessa täytyy osata myös vaikuttaa toisen ihmisen sisäiseen maailmaan. Mitä avoimempi on itse, sitä paremmin ymmärtää toisen sisäisen maailman (tunteet). Jotkut pitävät tällaista tunteisiin vaikuttamista manipulaationa, mutta vallankäyttö on oikein riippuen siitä mihin ja miten sitä käytetään.

Hyvä tiimi koostuu erilaisista ihmisisä, joilla on eri roolit ja joita johdetaan eri tavalla. Jalkapallojoukkueessakin kaikilla on oma rooli (esim. maalivahti ja keskushyökkääjä). Hyvä johtaja näkee eri ihmisten tuoma potentiaali ja miettii miten hän voi toimia, jotta alainen voi tehdä työnsä parhaalla mahdollisella tavalla.

– Kaisa

Lähde: Jabe, M. 2017. Erilaisten ihmisten johtaminen. 1. painos. Viro: Meedia Zone OÜ.

Miten tulla paremmaksi kuuntelijaksi?

Oletko mielestäsi hyvä kuuntelija vai haluaisitko parantaa kuuntelemisentaitoasi? Elämä on kiireinen ja aika on arvokasta. Mutta niin on myös kuunteleminen!

On olemassa neljä eri kuuntelemisen tasoa:

Välttävä kuunteleminen (Avoidance listening)
Ei kiinnosta ollenkaan mitä puhutaan. Kuuntelija saattaa vastata lyhyesti ”mmhm” eikä lopeta tekemistään kuuntelemisen ajaksi. Tämä saattaa ärsyttää puhujaa.

Puolustautuva kuunteleminen (Defensive listening)
Keskitytään omiin ajatuksiin ja odotetaan vaan, että toinen lopettaa puhumisen, jotta voi itse kertoa sanomisiaan. Ei kuunnella mistä on kyse, vaan otetaan kaikki henkilökohtaisesti ja puolustaudutaan. Tämä saattaa turhauttaa puhujaa.

Ongelmaratkaisu kuunteleminen (Problem-solving listening)
Kaikista yleisin kuuntelutaso. Kuunnellaan, jotta voidaan saavuttaa jotain, eli auttaa toista. Puhuja ei välttämättä tarvitse edes apua. Tämä saattaa antaa puhujalle olon, että hänet on ymmärretty väärin.

Yhdistävä kuunteleminen (Connective listening)
Keskitytään puhujaan täysin. Kuunnellaan, jotta opitaan jotain. Ja jos et opi mitään, et kuuntele kunnolla. Tämä ei ole helppo kuuntelutapa, mutta kannattavaa.

Kuuntelemisessa on tärkeintä keskittyminen. Ei kannata kertoa omaa mielipidettä, ennen kuin on kuunnellut toista loppuun asti. Vasta kun olet kuullut kaiken, voit ymmärtää mitä toinen tarkoittaa. Kun kuuntelet jotakin, anna hänelle olo, että hän on tärkein asia maailmassa. Voit myös kertoa siitä hänelle, esimerkiksi ”Haluan varmistaa, että ymmärrän kaiken…” ja jätät kaiken muun kesken, jotta voit keskittyä.

Kuunteleminen on enemmän kuin kuuleminen. Se on ymmärtämistä. Sen lisäksi, että kuuntelet, tarkkaile myös miten jotain sanotaan (kehonkieli).

Kaikista tärkeintä on mielestäni muistaa: Jos et kuullut tai ymmärtänyt, niin KYSY! Ei ole tyhmiä kysymyksiä. Se vain osoittaa mielenkiintoa.

Tässä vielä viisi kysymyskategoriaa, jolla voit parantaa kuuntelemisen ymmärrystä:

  1. Määritelmä kysymykset (Description questions)
    1. Kuka? Mitä? Missä? Miten?
      Voit kuvitella tilannetta paremmin
  1. Asia kysymykset (Cause questions)
    1. Miksi jotain tapahtui?
    2. Miksi hän teki jollain tavalla?
  2. Parhaan tapauksen kysymykset (Best Case questions)
    1. Mikä olisi paras tilanne siulle?
    2. Mitä tämä tilanne tarkoittaa heille?
  3. Mahdollisuus kysymykset (Possibility questions)
    1. Mitä jos…?
  4. Avustavat kysymykset (Contribution questions)
    1. Miten voin auttaa?
    2. Miten voin olla enemmän tukena?
    3. Mitä voin tehdä?

Kuunteleminen kannattaa! Ystäviä, työkavereita, asiakkaita, ketä vaan. Sen lisäksi, että voit oppia aina jotain uutta, se osoittaa arvostusta puhujaa kohtaan.

Ja eikun kuuntelemaan!

-Kaisa

Mitä työtoverit ajattelevat minusta?

Innostuin omasta kirjoituksestani “Asiakaskokemus ja työilmapiiri” ja jäin miettimään miten voin vaikuttaa omassa työpaikassani.

Monet ihmiset ovat liian ankaria itselleen ja kriittisiä itsestään. Palautetta tulee esimieheltä, mutta mitä työkaverit ajattelevat minusta? Tästä aloitin pienen projektin.

Olen asiakaspalvelutyössä ja suurin osa asiakkaista ovat mahtavia. Välillä tutustuu kuitenkin sellaisiin asiakkaisiin, jotka saavat aurinkoisesta päivästä sateisen. Halusin meidän työntekijöiden huoneeseen taulun, jossa lukee mitä työkaverit ajattelevat toisistaan. Huonona päivänä voi käydä lukemassa mitkä ovat luonteenpirteet, jotka toiset arvostavat ja toivottavasti se antaa voimaa jaksamaan.

Kerroin työkavereille suunitelmistani ja pyysin kaikkia vastaamaan minulle lyhyesti mitä arvostaa toisessa.

IMG_20160420_103407

Olet tärkeä osa kokonaisuutta

Halusin, että myös ulkomuoto kuvaa projektin tarkoitusta: “Olet tärkeä osa kokonaisuutta”. Jokainen pala sydämessä kuvaa yhtä työntekijää.

Tämä oli pieni asia, mutta sai hyvän vastaanoton työtovereilta ja muilta osastoilta. Isossa yrityksessä myös osastojen ylinen ilmapiiri on tärkeä. Kaikkien täytyy puhaltaa samaan hiileen. Vaikka välillä on rankkaa ja kiireistä ei saa unohtaa, että olemme kaikki osaa samaa kokonaisuutta. Mitä jos ihmisten sijan mietitäänkin mitä arvostetaan muissa osastoissa? Ehkä se on seuraava projektini.

Kaisa

 

Asiakaskokemus ja työilmapiiri


”I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel” – Maya Angelou.

Nykyisin tuote on sivuroolissa ja asiakkaalle luoma arvo on etusijalla. Työntekijät sekä asiakas yhdessä luovat asiakaskokemuksen ja se on tärkeä kilpailuetu. Työntekijän kokemukset yrityksessä vaikuttavat suoraan asiakkaan kokemaan palveluun. Positiiviset tunteet tarttuvat myös asiakkaaseen. Työyhteisön positiivinen asenne auttaa siten yritystä saavuttamaan yhteiset tavoitteet.

Mikä vaikuttaa työilmapiiriin ja työhyvinvointiin? Esimiehen täytyy olla roolimallina ja antaa puitteet hyvään työympäristöön. Ylivertainen asiakaskokemus luodaan yhdessä ja kollektiivisuuden tunne yksikkörajojen yli vaikuttaa työtehoon sekä tuottavuuteen. Työntekijöiden on tärkeä ymmärtää mikä on heidän roolinsa palveluketjussa, jotta työ antaa heille merkityksellisyyden tunteen ja he huomaavat heistä johtuvaa edistystä. Edistymisen tunne on tärkeä hyvinvoinnin lähde.

Lopulta kuitenkin jokainen yksilö on itse vastuussa valinnoistaan ja omasta onnellisuudestaan. Jokaiselle ihmisellä on erilainen käsitys onnellisuudesta, mutta kaikilla se vaikuttaa positiivisesti elämänlaatuun ja tyytyväisyyteen. Onnellisuuteen pystyy vaikuttamaan itse noin 40 %. Yksilön on hyvä selvittää mikä on hänelle merkityksellistä. Merkityksellisyys synnyttää hyvinvointia, elinvoimaa sekä motivaatiota pyrkiä tavoitteita kohti. Jokainen on itse vastuussa millä asenteella kohtaa toisia yksilöitä ja syntyykö työkavereiden välille yhteys. Mitä parempi yhteys työkavereilla on, sitä enemmän he luottavat toisiinsa ja ovat valmiita ratkomaan ongelmia yhdessä. Yhteys voi syntyä hyvinkin nopeasti menemällä esimerkiksi yhdessä kahvitauolle tai lounaalle.

Miten voi harjoittaa positiivisia tunteita? Mieti joka päivä viisi asiaa, joista olet kiitollinen. Toinen tapa on ajatuksienhallinta: Heti kun huomaa negatiivisia ajatuksia, kannattaakin miettiä hetken itsekseen miten nämä ajatukset saisi positiiviseksi. Positiivisia tunteita syntyy myös ihan pienistä teoista kuten esimerkiksi tervehtimisestä, hymyilemisestä ja toisen auttamisesta.

Kaisa