Tagged: yritysviestintä

Miten vältän väärinkäsityksiä viestinnässä:

Tarkoitus ja vaikutus sekoitetaan liiankin usein. Viestinnässä on hyvä muistaa, että viestin tarkoitus ei ole sama kuin viestin vaikutus. Viestin tarkoitus ei ole ehkä tarpeeksi selkeä ja siksi sen vaikutus voi olla väärinymmärrys. Kuuntelijoiden syyttäminen väärinymmärryksistä on pahinta mitä voi tehdä. Kuuntelijain ei tarvitse muuttua, vaan puhujan viestintätaito.

Esityksen jälkeen on hyvä varmistaa kuuntelijalta

  1. Mitä hän oppi?
  2. Mikä mielikuva heiltä jäi puhujasta?
  3. Mitä he aikovat tehdä/miten tästä jatketaan?

Ennen esitystä taas on tärkeä miettiä

  1. Mitä haluan kuuntelijan miettivän?
    Esim. Onko tarkoitus oppia jotain? Infota jostain? Vakuuttaa jostain?
  1. Mitä haluan kuuntelijan ajattelevan puhujasta tai puheesta?
    Eli esiintymistapa: kehonkieli, ääni. Mitä viestin itsestäni?
  1. Mitä haluan, että kuuntelija tekee esityksen jälkeen?
    Eli mitä täytyy tehdä? Kenen kanssa? Mihin mennessä?

Mieti tarkkaan myös mikä on viestin tarkoitus ja aloita sillä. Kerro heti alussa, mikä on päämäärä. Pidä asiat yksinkertaisina. Lisäksi on tärkeää kertoa esityksen sisältö, jotta kuuntelijat osaavat valmistautua siihen mitä heitä odottaa. Esitykset on hyvä aloittaa vahvasti ja lopettaa vahvasti. Ihmiset muistavat parhaiten esityksen alun ja lopun, joten muista kerrata ydin asiat varsinkin silloin.

Kuvahaun tulos haulle presentation

Miten saan kuuntelijan muistamaan viestini vielä paremmin?

  1. Hanki hänen mielenkiinto heti alusta positiivisella tavalla.
    Aloita esimerkiksi huomiota herättävällä kysymyksellä, faktalla, sitaatilla
  1. Piirrä kuva sanoilla
    Kerro yksityiskohtia, joilla kuuntelijalle muodostuu mielikuva
  1. Kerro tarttuva tarina
    Tarinan on hyvä sisältää: Ongelma, ratkaisu ja miten tarina liittyy esitykseesi? Mitä haluat kuuntelijan oppivan/muistavan?
  1. Ota tunteita mukaan
    Mitä tunteita haluat esityksen herättävän? Yhdistä tunteet 2. ja 3. kohtaan
  1. Pidä asiat yksinkertaisina ja kertaa tärkeimmät kohdat.

Näillä vinkeillä saat viestin oikein ja tehokkaammin perille. Lisäksi kuuntelijat muistavat viestisi paremmin ja pystyvät välittämään viestisi paremmin eteen päin.

-Kaisa

Yritysviestintää

Talouselämän tekstit

Kaupan alalla toimivat esimiehet ja vastuuihmiset vastaavat varmasti viikottain joihinkin seuraavista: reklamaatiohin, palautteesiin, pyytävät tarjouksia ja laativat tiedotteita. Omassa työssäni joudun käsittelemään reklamaatioita viikottain asiakkaiden tuodessa tuotteita suoraan myymälään. Jonkin verran tulee myös sähköpostilla kyselyitä reklamaatioista ja palautetta tuotteista sekä palvelusta. Myymälän esimiehenä toimiessa tarjouspyyntöjä on tullut laadittua myös siivous- ja remonttifirmoja kilpailuttaessa.

Jos miettii näitä talouselämän tekstejä ja asiakirjoja niin niillä on paljon yhtäläisyyksiä. Jokainen asiakirja on virallinen ja vastaanottajaa kunnioittava. Oli se sitten paperinen tai sähköinen, on asiasisältö aina sama. Jokaisessa asiakirjassa on aina lähettäjä, vastaanottaja ja päivämäärä. Ihan niin kuin kirjeessäkin yleensä on. Näihin asiakirjoihin tulee vastata aina viipymättä. Näissä asiakirjoissa kunnioitetaan vastaanottajaa mm. näillä sanoilla: hyvä asiakas, kiitos palauttestasi, olen pahoillani tapahtuneesta, lisätietoja antaa jne..

Tiedote, reklamaatioon,-palautteeseen ja tarjoukseen vastaaminen on selkeä ja itse asiasta kertova. Vaikka asiat ja aiheet näissä asiakirjoissa onkin hyvin erilaiset näkyy arvostus ja kunnioitus vastaanottaajaa kohtaa. Menestyäkseen työssään tulee hallita hyvät vuorovaikutustaidot. Vuorovaikutuksen onnistuminen riippuu yhä ihmisten keskinäisestä arvostuksesta ja kunnoituksesta. Varmasti jokainen haluaa vaikuttaa itseään koskeviin asioihin ja toivovat, että voivat luottaa viestintäkumppaniinsa.

Kortetjärvi- Nurmi & Murto on kirjoittanut loistavan kirjan viestinnästä joka kantaa nimeä Yritysviestinnän käsikirja. Kirjan luvussa 3. Kauppa käy- käsitellä kaupan teksteihin liittyvät asiat suoramainonta, tarjous, tilaus ja reklamaatio. Kirjasta löytyy myös monta muuta hyvää vinkkiä viestintätaitojen kehittämiseen.

Kannattaa tutustua!

(Lähde: S.Kortetjärvi-Nurmi&K.Murto: Areena, Yritysviesinnän käsikirja. Edita 2015.)

ku2

P.K.